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TaskChuteを試しています

 TaskChuteというソフトに出会いました。
仕事を書き出して時間内に終わるように仕事を配分し、どんどん実行していくためのソフトです。
 上のリンク先のメインは有料のTaskChute2なのですが、下の方に機能限定の無料版があって、私はこれを使っています。今は専業主婦なので家で使っていますが、これ学校で使えたら楽だったろうなと思います。
学校の先生にも ものすごくおすすめです。
 
 私が勤めていた地域の学校では、超過勤務したら仕事内容を書いて提出するようになっていて、時間外があまりに多いと専門医の問診を受けるようになっていました。でも、自己申告制だし、いちいち書くの面倒だし、あまり真面目に書いていませんでした。もし当時これがあったら何時に何をしたか記録を全部残せるので便利だったと思うし、時間を有効に使えて残業も少しは減ったかもしれません。

 まだまだ試行錯誤しながら使い始めたばかりなんですが、上手く使うと仕事がとてもすっきりするツールだと思います。元がエクセルなので、分かる方は自分が使いやすいように改造もできるかもしれません。また、最近のクラウドツールと違ってPC内で完結するので情報流出の心配もありません。先生方、ぜひ使ってみて下さい。

 実際に使い始めるまでに理解しておくといいと思うことをあげておきます。

  ● ● ●

1.仕事は「全て洗い出す」「細分化する」「締め切り日を決める」「かかる時間を見積もる」

 教員の仕事はバラエティに富んでいるので大変だと思いますが、「全て」「細かく」仕事を書き出しておくことで全体を見通した計画を立てることができます。
(例)「来週の時間割を作る(1時間)」ではなく
「来週の行事を時間割の枠に全て転記する(10分)」
「来週の各教科の進度(単元や使用資料など)を確認する(15分)」
「同学年の先生と特別教室や資料・機器等の使用がダブっていないか確認・調整する(10分)」
「決定した時間割をPCに打ち込む(10分)」
「プリントアウトして教頭に提出する(3分)」
「戻ってきた時間割の修正をする(5分)」
「人数分印刷をして、教室に持って上がる籠の中に入れておく(7分)」
としておくと、細切れ時間を使って進められることが分かりますし、自分がどこまでしたか、次に何をすればいいかがわかりやすいです。
 また、細分化しておけば、前日に1時間取るのでなく、数日前から少しずつやっていったら簡単だと分かります。
 このあたりは、「あな吉さんの 人生が輝く! 主婦のための手帳術」がわかりやすいです。

(右の画像はAmazonにリンクしています。
楽天市場で「人生が輝く!主婦のための手帳術」をご覧になりたい方はこちらから)

 時間の見積もりは、正確には難しいでしょうから、まずは1日分記録を取ってみて大体の時間を決めると良いと思います。


2.仕事を4つの領域に分け、振り返りをして新しく計画を立て直す

 これは「7つの習慣―成功には原則があった!」という本に載っている(らしいのですが私は読んでいません(^^ゞ)「“緊急度×重要度”によって作られる時間管理マトリクス」に添った分け方だそうです。

(右の画像はAmazonにリンクしています。
楽天市場で「7つの習慣」をご覧になりたい方はこちらから)

 読んでないのに分かったのはjMatsuzakiさんという方のブログの記事を読んだからです。詳しくはそちらをどうぞ。

 いくら記録を取っても、いくら予定を立ててその通りに実行しても、改善ができなければ何もなりません。これまで、Plan-Do-Seeとか試行錯誤とか、実行した後の振り返り・改善の重要性はたくさん言われてきました。しかし、「視点」なしにいくら記録を見ても何の改善策も浮かばないわけです。

 ここで4つの領域に分けることで、自分が効率的に仕事をしているのかが可視化でき、「振り返り」の視点を持ちやすくなります。

「第一領域には再発を予防する手を打ち、第二領域には全神経を集中させ、第三領域は短縮する工夫をし、第四領域は減らす努力をするのです。」旧jMatsuzakiより)

 自分が今している仕事は、1:本来しなくて良かったものなのか、2:じっくり丁寧にやるものか、3:もっと短い時間ですべきか、4:なくしていくべきなのかを考えて、そうなるように改善していくということです。これを考える時間をしっかり取らないといけませんね。


3.仕事が一通り終わるまでは一つ一つの仕事に一生懸命取り組む

 仕事の最中に新しい仕事を言われたり、思いついたり(思い出したり)することもあるかと思いますが、それをいきなり始めてしまうのはかなり危険です。どこかにメモしておき、その日の仕事が終わってから、せめて今かかっている仕事が済んでから「いつするか」を決めます。

4.記録が目的ではないので、記録し忘れた時は後から思い出して記録しようとせず、すっぱり諦めて翌日の予定を立てるだけにする

 「思い出す」って結構時間を取るんですよね。何のためにTaskChuteを使うか考えたら無駄な時間はかけられません。何も考えずにどんどん記録できるようになるのが理想です。まだまだですが(^^ゞ

  ● ● ●

 GTDの考え方を理解した上でこのTaskChuteを使うと、上手く改善しながらなじんでくると思います。私がいいなと思ったのは、仕事をしている時に、他の仕事のことを考えずにその仕事に集中できるというところです。もし他の仕事のことが浮かんできても、さっとメモして忘れてしまってOK。いつまでもやってることがあるので、タイマーをかけるようにするといいかもしれませんが。

 私は今、あな吉さんの「付箋方式」と併用して使っていますが、これがベストだとはまだ言えないので、いろいろ工夫していきたいです。
1月のみっぴ
1月のめあては
「スタートダッシュ!」

1.玄関をきれいに掃除する。
2.正月太りから脱却する。
3.ブログ頑張る。

…3番がちょっと心配(^^ゞ

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